Ce que coûte réellement une exception DSCSA

Par Joe Lipari, Directeur de la traçabilité mondiale, Systech

Imaginez le quai de réception d'un grossiste avec votre produit dans le camion. Lorsque le réceptionnaire scanne une palette et que les données ne correspondent pas, ou seulement partiellement en raison d'un fichier tardif ou de numéros de série manquants, le produit est arrêté. Il est placé en quarantaine et une horloge de résolution démarre.

À ce stade, la loi sur la sécurité de la chaîne d'approvisionnement des médicaments (DSCSA) passe d'un cadre politique à un défi opérationnel.

Au cours des 20 dernières années chez Systech, j'ai été témoin de ces situations. Mon expérience a débuté avec l'inspection par vision et l'automatisation de l'emballage, avant l'adoption généralisée de la sérialisation. Ma perspective sur exceptions est ancré dans une expérience opérationnelle directe.

Dans la plupart des cas, les exceptions résultent d'erreurs humaines : un scan incorrect ou une transmission de fichier retardée. Bien que l'objectif de DSCSA—prévenir de telles erreurs avant qu'elles n'affectent la sécurité des patients—est simple en théorie, cela reste difficile en pratique.

L'horloge, le fret et le bulletin scolaire

Une exception met en mouvement une chaîne de conséquences :

• Un produit qui ne peut pas être vérifié s'arrête. Il reste immobile.
• L'horloge de l'accord de niveau de service (SLA). Selon votre contrat, vous pourriez avoir aussi peu que 24 heures pour résoudre le problème. Manquez ce délai, et le grossiste impute les frais de retour sur l'expédition et vous la renvoie. C'est vous qui payez.
• Le tableau de bord hebdomadaire. Les grossistes évaluent le secteur et remettent des bulletins. Chaque semaine : les bons de commande que vous auriez dû traiter, les données qu’ils ont reçues et vos lacunes. Soit vous étiez 100%, soit vous ne l’étiez pas.

Cumulativement, ces problèmes entraînent des dépenses de fret récurrentes, une perte de temps opérationnel et une dégradation de la réputation auprès des partenaires.

Pourquoi les exceptions se produisent-elles ?

La plupart des exceptions proviennent de l'intervention humaine, donc la considération critique est le nombre d'erreurs que votre système peut prévenir avant qu'elles ne surviennent. Si un système manque de l'intelligence nécessaire pour intercepter ces erreurs, des défis opérationnels surgiront inévitablement.

Il est important de reconnaître qu'aucun fournisseur ne peut garantir la prévention de toutes les exceptions. L'intervention humaine introduit inévitablement la possibilité d'erreurs. Un système efficace minimise les exceptions évitables et accélère la résolution de celles qui surviennent.

Ce que 40 ans sur la ligne vous apportent réellement

La plupart des exceptions naissent bien avant qu'elles n'apparaissent comme un événement de quarantaine sur le quai d'un grossiste. Elles commencent en amont : lors d'un changement de ligne, dans un fichier tardif ou lors d'une transmission désordonnée entre partenaires. Les identifier tôt demande plus qu'une visibilité à un point du processus. Cela nécessite un système construit sur une compréhension de la manière dont le produit, les données et les opérations se connectent de la ligne à la chaîne d'approvisionnement.

C'est ce que nous apportent quatre décennies d'exploitation sur la chaîne pharmaceutique. Nous avons travaillé là où l'emballage, la sérialisation, l'inspection et la traçabilité en aval convergent, nous comprenons donc comment des problèmes mineurs commencent et comment les arrêter avant qu'ils ne deviennent des exceptions coûteuses. Une plateforme construite sur cette expérience d'alignement peut reconnaître les risques plus tôt, faire remonter les bons signaux plus rapidement et aider les équipes à prévenir les problèmes avant qu'ils ne surviennent.

La vitesse de l'information devient la vitesse de la résolution

Lorsqu'une exception se produit, ce qui décide de votre journée est la rapidité avec laquelle la bonne personne peut voir l'enregistrement et agir en conséquence. Les données sont généralement déjà là, juste enfouies là où personne ne peut y accéder rapidement.

Nous avons construit Systech TraceIQ pour combler cet écart :

• Les disques viennent aux personnes qui en ont besoin. Les équipes d'approvisionnement, de qualité et de coordination des partenaires obtiennent les données sans avoir à fouiller dans des rapports ou à attendre un utilisateur expérimenté.
• L'assistant virtuel TraceIQ trouve l'enregistrement rapidement. Une enquête qui prenait un après-midi prend maintenant quelques minutes.
• Vous résolvez avant que l'heure ne soit écoulée. Trouvez-le, comprenez-le, clôturez-le, avant que le produit ne reste trop longtemps pour déclencher le fret de retour.

C'est la différence entre régler les exceptions en quelques heures et courir après la même pendant trois semaines.

Comment nous aidons

Les exceptions affectent chaque semaine votre marge, votre disponibilité et vos relations avec les partenaires. L'objectif est donc un système qui prévient ce qu'il peut et aide à résoudre le reste avant que les dégâts ne se propagent.

Au Systech, nous avons passé 40 ans où la sérialisation devient réelle — sur la ligne, dans l'usine, dans la chaîne d'approvisionnement — et nous avons construit Systech TraceIQ sur ce qu'il nous a appris. Il apporte des données sérialisées aux personnes qui gèrent les exceptions, met rapidement en évidence le bon enregistrement et transforme la gestion des exceptions en quelque chose que votre équipe peut exécuter en quelques heures au lieu de quelques semaines.

Si les exceptions engloutissent la semaine de votre équipe, parlons-en. Parlez-en dès aujourd'hui à un expert en traçabilité DSCSA.

FAQ

Qu'est-ce qui compte comme une exception à la DSCSA ?

An exception tout ce qui interrompt le flux de produits et de données : un fichier manquant ou en retard, un balayage partiel, un numéro de série erroné d'un chiffre ou un produit arrivant sans données de transaction correspondantes. Six catégories d'erreurs différentes sont énumérées ci-dessous :

• Questions relatives aux données
• Produit endommagé
• Produit, pas de données
• Données, pas de produit
• Emballage
• Tenue du produit

La plupart sont dus à une erreur humaine. Laissées sans résolution, elles déclenchent une quarantaine et lancent votre accord de niveau de service.

Combien de temps avons-nous pour résoudre une exception ?

Généralement 24 à 72 heures, selon le SLA que vous avez signé avec votre grossiste ou 3PLRatez cette fenêtre, et le produit peut être renvoyé avec les frais de retour à votre charge. Les conditions exactes figurent dans vos contrats de partenaire commercial, commencez donc par là.

Un système peut-il arrêter toutes les exceptions ?

Non, et vous devriez vous méfier de tout fournisseur qui prétendrait le contraire. Ce sont des personnes qui dirigent les chaînes de conditionnement, et les personnes font des erreurs. L'objectif est d'avoir un système qui prévient autant d'exceptions que possible à la source et vous aide à résoudre les autres rapidement.

Pourquoi les tableaux de bord des grossistes sont-ils si importants ?

Les grossistes évaluent leurs partenaires commerciaux, souvent chaque semaine, sur la qualité de leurs données et la propreté de leurs produits livrés. Des scores bas tendent la relation et peuvent mettre en péril votre accès aux étagères. Des relevés de notes propres et cohérents sont un bon signe que votre traitement des exceptions fonctionne.

Où Systech TraceIQ s'intègre-t-il dans la gestion des exceptions ?

Nous avons construit TraceIQ pour apporter des données de sérialisation aux équipes des opérations, de la qualité et de l'approvisionnement qui résolvent les exceptions, au lieu de les laisser enfouies dans un système que seul un utilisateur averti peut naviguer. Son assistant virtuel affiche rapidement les bons enregistrements, de sorte que les problèmes sont trouvés et résolus avant qu'ils ne perturbent le mouvement des produits.